文系な起業家が会社を大きくできないのは番頭不足
予約が埋まり、紹介のお客様も増えた。もう一席つくって、スタッフを一人迎えられたら。そんなときに口座を見たら、思ったより残高が少ない。皆さんなら、何を確かめてから採用に踏み切りますか？
株式会社はちえん。の坂田誠です。サロンを営む文圭のり男と、はちえん。のAI社員・菊理はちこの全10ページの漫画を通して、売上が伸びる時期にこそ見ておきたい資金繰りと、AIを経営の右腕に育てる手順を解説します。
表紙｜社長の右腕は、運まかせ？
文圭のり男は、お客様に喜んでもらう工夫が得意なサロン店主。菊理はちこは、数字や日々の仕事を一緒に整理する、はちえん。のAI社員です。この二人のやり取りは、小さなお店が次の一歩を考えるための架空の経営教材です。
頼れる人との出会いには、タイミングもあります。その間にも、社長は店の仕事を回し、次の判断をしなければいけません。そこで私がお勧めするのが、右腕に頼みたい仕事を一つずつ切り出すことです。のり男の場合は、先々のお金を見通すところから始まります。
1ページ｜予約が埋まったら、席を増やしていい？
帰り際のお客様が「またお願いします」と声をかけてくれる。予約帳には丸が増えていく。もう一席あれば、待ってもらっているお客様も迎えられるかもしれません。
ここで私なら、まずお断りした予約の件数と曜日・時間帯を記録します。土曜の午後だけ埋まるのか、平日も予約を断り続けているのか。混み方で必要な席数も働き手の時間も変わります。次に、椅子や設備にかかる一度きりの支払いと、人件費など毎月続く支払いを分けて書いてみましょう。
2ページ｜売上が伸びても、手元のお金は増えるとは限らない
のり男が見比べたのは、伸びている売上と、スマホで見た手元のお金です。カードなどの決済は、施術した日に売上を記録しても、契約に応じて後日振り込まれます。その間に家賃や材料代の引き落としが来ることがあります。
採用を考えるときは、売上表とあわせていまの口座残高、次の振込日、次の引き落とし日を見てください。給与が出ていく日にいくら残るかが分かると、「人を雇っても大丈夫かな」という心配を、確かめられる問いに変えられます。
3ページ｜入金日と支払日を並べ、現金が足りない日を探す
はちこが日付を並べると、のり男の店では支払いが先に来ると分かりました。例えば、月初の残高が20万円、10日に25万円の支払い、25日に30万円の入金があるとします。他の入出金がなければ、月末は25万円の見込みでも、10日には5万円足りません。資金繰りで探したいのは、この途中の谷です。
表計算でも手書きでも、今の残高を一行目に書き、実際の入金予定日と支払予定日を順に並べます。家賃や材料代のほか、予定のある納税や借入返済も入れてください。支払いが集中する月は日付ごとの残高を出しておくと、対策を考えるべき日が見えてきます。
4ページ｜接客の強みを、数字と仕組みで支える
のり男は、お客様を喜ばせる工夫に自信があります。お客様が再来店し、別の方にも紹介してくれる。店を育ててきたのは、この強みです。はちこが示した番頭の役割は、その強みを発揮できるよう、数字を整え、仕事が回る仕組みをつくることです。
私も以前の職場で、営業や採用に加えて経理総務を経験しました。目の前のお客様に向き合う時間も、店を続ける数字を見る時間も必要です。数字が苦手なら、週に一度、予約状況と現金残高を見直す時間を先に押さえる。小さな店の仕組みづくりは、そのくらい具体的な一歩から始められます。
5ページ｜右腕を探しながら、任せたい仕事を整理する
採用する余裕はあるか。任せられる人に出会えるか。のり男は、見つかった人がいつか辞める可能性まで考えます。人を迎えるときも、AIを使うときも役に立つのが、何を、いつまでに、どの形で用意してほしいかを書いておくことです。
例えば「毎週月曜に、今後の入出金予定を表にして、残高が減る日を拾う」。ここまで絞れば、AIに頼む整理作業と、自分が通帳を見て確認する作業を分けられます。元の表と依頼文を自社で管理しておけば、担当者やツールが変わるときにも引き継ぎやすくなります。
6ページ｜3カ月先の現金を、採用あり・なしで比べる
のり男は、はちこと数字と予定を整理して、「一人採用したらどうなる？」と問いを立てました。採用を決める前なら、現状のままの案と、採用する案を、同じ期間・同じ売上の前提で並べてみてください。採用案には、予定している給与のほか、該当する場合は事業主負担分や研修・備品の費用も、支払いが発生する時期に入れます。そのうえで、予約の伸びが見込みを下回る案も見ておくと判断しやすくなります。
現在の残高と、今後3カ月の入金日・支払日・金額をもとに、採用する場合と現状維持の場合の残高推移を同じ表にしてください。各案で残高が最も低い日と金額を示してください。数字が足りないところは要確認とし、仮定を使う場合は明記してください。
上のように、欲しい表と見るべき箇所を一緒に伝えると、結果を確認しやすくなります。最初の練習は架空の数字で十分です。実務では顧客名や口座番号などを含めず、入力を許可された情報から、必要な日付と金額だけを使いましょう。
7ページ｜開店準備をチェックリストにし、週に一度見直す
タオルをそろえ、器具を準備し、その日の予約を確認する。のり男の頭の中にあった開店前の仕事が、順番のあるチェックリストになりました。実際の手順を箇条書きでAIに渡し、担当、順番、完了の目安に分けてもらえば、下書きが作れます。店で一度使ってみて、抜けや分かりにくい箇所を書き直します。
資金繰りも同じです。週に一度、予定と実際の入出金を見比べます。入金が遅れたなら次の予定日を修正し、材料費が想定より多かったなら理由を一行残す。差が出た理由を次の見通しに反映すると、表が経営判断に使えるようになります。
8ページ｜AIの試算は元資料で照合し、社長が決める
AIが作った表がきれいでも、入金日を取り違えたり、同じ支払いを二重に数えたりする可能性はゼロではありません。通帳や決済明細、請求書と照らし合わせ、残高が一番低い前後の入出金と計算式を自分で確認しましょう。
サービスの仕様変更や停止に備え、元データ、計算式、判断に使った前提は自社で確認できる形式で保管します。支払いに不足が見込まれるときや、雇用・借入の条件を詰めるときは、早めに税理士や金融機関など状況に合う専門家へ。試算を受け取ったあと、どの前提で進むかを決めるのは経営者です。
9ページ｜得意な仕事を続けるために、AIの右腕を育てる
最後に、のり男はエプロンのひもを締め直します。お客様の前で発揮してきた力を、これからも店の中心に置く。その時間をつくるために、数字の整理や手順書の下書きをAIと進めていく。私が経営者にお伝えしたいのは、この使い方です。
最初は、今後の入出金を一度表にするところから。自分で直した表と、うまくいった依頼文を残し、来週も使う。店の事情に合わせて使い方を育てるうちに、次の仕事も任せやすくなります。
経営の解説まとめ｜お金の谷を、決める前に見つける
- 残高と日付を並べる。 今日の残高から始め、入金予定と支払予定を時系列に記入する。
- 条件を変えて比べる。 現状維持と採用の案で、3カ月のうち残高が最も少ない日を確認する。
- 元資料と照合し、週ごとに更新する。 AIに表の整理を頼み、経営者が前提と数字を確かめて判断する。
今週は、次の大きな支払いの日に、いくら残るかを一度書き出してみてください。それだけでも、予約帳を見ているときとは違う、店の次の一手が見えてきます。
参考資料
- 入出金の予定と残高を管理する資金繰り表の考え方。中小機構 J-Net21「資金繰り表を活用する」
- 資金繰り表の書式と記入例。日本政策金融公庫「各種書式ダウンロード」
- AIを業務で使う際のリスク管理と人による確認。総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン 第1.2版」
- クラウド型生成AIへの個人データ入力時の留意点。個人情報保護委員会「生成AIサービスへの個人データの入力に関するQ&A」
経営者向けのAI活用・AIエージェント講座を知りたい方へ
「自分の店なら、AIに何を頼めるだろう」と思った方へ。株式会社はちえん。では、経営者向けに、AIを現場の仕事や経営に生かす講座を行っています。数字を整理する、計画を比べる、仕事を人に渡せる形にする。自社で任せたい仕事を思い浮かべながら学びたい方は、はちえん。公式LINEでAI活用・研修の案内をご覧ください。
この記事を書いた人
坂田誠。株式会社はちえん。代表取締役。中小企業や個人事業主を対象に、生成AIやAIエージェントを日々の仕事と経営判断に取り入れるための研修・導入支援を行っています。坂田誠の公式プロフィール
株式会社はちえん。代表取締役。中小企業の生成AI活用・SNSマーケティングを支援する講師・コンサルタント。人材会社の株式会社ヒューマネットで、営業、採用・人事、経理・総務、Web集客など幅広い実務を経験。自社のホームページ集客で培った知識を経営者向けの勉強会で伝え、2010年にはちえん。を設立しました。
全国の商工会議所・商工会・行政・企業などで登壇し、2010年以降、SNS・IT・生成AIなどをテーマにしたセミナー講師実績は累計1,400本以上。共著に『Facebookマーケティング プロフェッショナルガイド』（マイナビ）があり、NHKニュースやTBS「news23」などでAIに関する取材・出演実績もあります。
2022年から生成AIの活用を深め、現在はAI社員・AIエージェントを含む業務設計や導入を支援。AIに任せる作業と人が確認する工程を整理し、情報管理や最終判断の責任にも配慮しています。経営者と現場の双方の視点から、専門用語をかみくだき、集客・採用・業務改善に使える具体的な方法を伝えることを大切にしています。
この記事を共有する